Privacyverklaring

 

Stichting SIGN, hierna te noemen SIGN, verwerkt persoonsgegevens. Door de aard van onze activiteiten beschikken wij over bepaalde gegevens van je. In deze verklaring leggen wij uit welke gegevens wij verwerken, wanneer en waarom we dit doen.

Wij hechten veel waarde aan het beschermen van jouw persoonlijke gegevens en gaan hier erg zorgvuldig mee om. Elke verwerking van gegevens die wij doen, voldoen aan de huidige wet en regelgeving op het gebied van privacy (AVG).

Toepasselijkheid
Deze privacy verklaring is van toepassing op de verwerking van gegevens van SIGN.

Verwerking
Er zijn twee situaties waarin wij jouw gegevens ontvangen, gebruiken en verwerken.

  1. Je bent kunstenaar en hebt bij ons een presentatie, in de breedste zin van het woord, in
    het gebouw aan de Winschoterkade 10 of in de openbare ruimte
  2. Je bent bezoeker en/of geïnteresseerde en je komt bij ons kijken naar of deelnemen aan
    een presentatie, in de breedste zin van het woord, in het gebouw aan de Winschoterkade
    10 of in de openbare ruimte.

Welke gegevens verzamelen we en waarom?
In het algemeen verzamelen wij alleen gegevens die noodzakelijk zijn om onze activiteiten te doen.

Kunstenaar
Wanneer je als kunstenaar een presentatie bij ons hebt, verwerken wij een aantal gegevens van je namelijk:

  • (bedrijfs)naam
  • Adres
  • Woonplaats
  • Telefoonnummer
  • Emailadres
  • IBAN

Wij verwerken deze gegevens omdat deze voor ons noodzakelijk zijn om te voldoen aan de wettelijke eisen voor een goede bedrijfsvoering. Daarnaast hebben wij je emailadres en telefoonnummer nodig om in de voorbereiding, tijdens en na de presentatie met jou in contact te zijn.

Naast bovenstaande gegevens verwerken wij ook nog de volgende gegevens:

  • Geboortedatum
  • Geboorteplaats
  • Foto en videomateriaal

Deze gegevens verwerken wij ter ondersteuning van het presentatiemateriaal en om bekendheid te geven via social media, flyers en de pers aan jouw presentatie. Het foto en videomateriaal gebruiken wij daarnaast ook voor ons archief.

Bezoeker/ geïnteresseerde
Als bezoeker of geïnteresseerde krijg je een uitnodiging voor een presentatie, bezoek je een presentatie of krijg je onze nieuwsbrief. Het kan ook zijn dat je, op een presentatie besluit om een werk te kopen. Voor al deze zaken hebben wij de volgende gegevens van je nodig:

Uitnodiging 

  • Naam
  • Adres 
  • Woonplaats
  • Email adres

Zonder deze gegevens kunnen wij je niet bereiken en uitnodigen voor een presentatie. We hebben deze gegevens alleen wanneer je deze aan ons hebt gegeven en ons toestemming hebt gegeven deze gegevens te verwerken.

Nieuwsbrief

  • Emailadres

Wij versturen de nieuwsbrief via de mail en hebben hiervoor jouw emailadres nodig. Deze verwerking doen we alleen wanneer je hier toestemming voor hebt gegevens.

Aankopen
Wanneer je een presentatie bezoekt, kan het voorkomen dat je besluit een werk te kopen. Wanneer je tot de aankoop van een werk overgaat verwerken wij de volgende gegevens van je:

  • Naam
  • Adres
  • Woonplaats
  • IBAN

Wij verwerken deze gegevens omdat wij wettelijk verplicht zijn een administratie te voeren.

Bezoek presentatie
Tijdens een presentatie verwerken wij, in principe, geen persoonsgegevens. Tenzij je voor de eerste keer bij ons komt en je besluit dat je, in het vervolg, uitnodigingen of de nieuwsbrief wilt ontvangen, of overgaat tot de aankoop van een van de gepresenteerde werken. In dat geval verwerken we de gegevens zoals hierboven beschreven.
Tijdens een bezoek aan een presentatie maken wij foto’s en video’s welke wij plaatsen op onze website of social media.

Foto’s en video’s
SIGN maakt foto’s en video’s tijdens een presentatie. Deze plaatsen we op onze website en op social media. Dit doen we voor ons archief en daarnaast laten we daarmee zien wat wij als platform doen. Dit is een onderdeel van onze bedrijfsvoering.

Jouw rechten
Je kunt altijd inzicht krijgen in de gegevens die wij van je hebben. Ook kun je je gegevens laten aanpassen of laten verwijderen. Dit kan door een mail te sturen naar: signnl@gmail.com Let op! Soms kunnen wij geen gegevens verwijderen terwijl je dit wel graag zou willen. Dit komt dan omdat wij deze gegevens van de wet moeten bewaren voor een aantal jaar. Als dit gebeurt, zullen we je natuurlijk uitleggen waarom wij jouw gegevens op dat moment niet kunnen of mogen verwijderen. 

Hoe beveiligen we jouw gegevens?
Beveiliging
SIGN neemt passende technische en organisatorische maatregelen om jouw gegevens te beveiligen tegen ongeoorloofde toegang, vernietiging (al dan niet opzettelijk), verspreiding of een andere vorm van onrechtmatige verwerking van je gegevens. Jouw gegevens zijn alleen inzichtelijk en toegankelijk  voor de directie van SIGN die deze nodig hebben voor het uitvoeren van de activiteit.

Bewaren
Wij bewaren jouw gegevens voor de doeleinden zoals eerder in dit document geschreven. Dit doen wij niet langer dan nodig is. 

Derden of verwerkers
Het kan zijn dat we jouw gegevens delen met een ander bedrijf. Bijvoorbeeld voor het doen van aangifte bij de belasting, of bij het versturen van de nieuwsbrief via Mailchimp. Dit zijn verwerkers. Wij geven aan de verwerker alleen de noodzakelijke gegevens en deze verwerkers worden verplicht om jouw persoonsgegevens te beschermen. Wij sluiten met alle verwerkers een overeenkomst waarin bovenstaande zaken zijn opgenomen.

Intellectuele eigendomsrechten
Alle informatie op onze website (Teksten, logo’s, illustraties en foto’s) zijn ons eigendom of zijn met toestemming opgenomen. Het is niet toegestaan om, zonder onze toestemming, deze informatie te kopiëren, door te sturen of tegen vergoeding beschikbaar te stellen.

Meldplicht datalekken
Wanneer wij een datalek hebben zijn wij verplicht dit binnen 72 uur te melden bij de autoriteit persoonsgegevens. Heb jij nu een mogelijk datalek bij ons ontdekt? Meldt dit dan zo snel mogelijk bij signnl@gmail.com vermeldt in je mail de gegevens waarmee wij met jouw in contact kunnen komen en beschrijf kort het (mogelijke) datalek.

Vragen
Heb je vragen of opmerkingen over deze verklaring dan horen wij dit graag. Je mag dan een mail sturen naar signnl@gmail.com 

Wijziging van de privacyverklaring
SIGN houdt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen aan deze verklaring. 

 

 

directiereglement

Directiereglement Stichting Sign

(Vastgesteld door het bestuur op: 22 februari 2013 )

Artikel 1. Algemeen. Begrippen en terminologie
Dit reglement is opgesteld aan de hand van de Statuten van stichting Sign, met in acht neming van de Principes en Best Practice punten van het bestuur+directie model volgens de Code Cultural Governance.

Artikel 2. Samenstelling
1. Het bestuur stelt een profiel voor de directie op, waarin de omvang van de directie en de vereiste kwaliteiten van de leden worden beschreven. Op basis van dat profiel stelt de directie profielschetsen voor haar individuele leden op, gaat periodiek, doch in ieder geval bij het ontstaan van elke vacature, na of deze nog voldoen en stelt deze zonodig bij. Bij werving, selectie en beoordeling van directieleden wordt gewerkt met deze profielschets. Het huidige profiel waaraan de leden van de directie dienen te voldoen, is opgenomen in Bijlage 1.
2. Het bestuur overweegt of deskundigen van buiten de stichting moeten worden betrokken bij de procedure voor de vervulling van een directiefunctie. Dit geldt in het bijzonder voor de werving van de artistieke leiding.

3. Een delegatie uit het bestuur voert jaarlijks een functioneringsgesprek met alle directieleden. De uitkomsten hiervan worden besproken door het bestuur. Van het functioneringsgesprek en van de bespreking wordt een verslag opgemaakt dat door of namens het bestuur wordt gearchiveerd.

4. De structuur en de hoogte van de bezoldiging van de directieleden sluiten aan bij het karakter van de stichting en zijn in overeenstemming met eventuele wettelijke voorschriften of subsidievoorwaarden.

Artikel 3. Bevoegdheden en verantwoordelijkheden
1. Bij de directie berusten alle taken en bevoegdheden die krachtens de wet en de statuten van de stichting aan haar worden opgedragen.

2. De directie is belast met het voorbereiden van bestuursbesluiten in het algemeen en het uitvoeren van de besluiten van het bestuur en de dagelijkse gang van zaken binnen de stichting.

3. De directie bereidt de volgende plannen voor wanneer het bestuur daar om vraagt en herziet deze zonodig:
(a) een jaarlijks beleidsplan met de daarbij behorende begroting;
(b) een voortschrijdend meerjaren beleidsplan;
(c) eventuele andere plannen als van tijd tot tijd door het bestuur te bepalen.

4. Het bestuur kan voorts de voorbereiding van bestuursbesluiten met betrekking tot elk van de onderstaande onderwerpen en de (dagelijkse) uitvoering ervan delegeren aan de directie: (zie ook Principes in het bestuur+directie-model van de Code Cultural Governance)
(a) de strategie, waaronder begrepen het artistieke en zakelijke beleid, dat moet leiden tot realisatie van de statutaire doelstellingen;
(b)de financiering van de strategie, inclusief de plannen voor fondsenwerving;
(c) de naleving van alle relevante wet- en regelgeving;
(d)de voorzieningen voor het beheersen van het functioneren van de organisatie door middel van een adequaat risicobeheersing- en controlesysteem;
(e) het jaarplan en de daarbij behorende begroting;
(f) het jaarverslag en de jaarrekening;
(g) het aangaan of verbreken van duurzame of belangrijke samenwerkingsverbanden;
(h)rechtshandelingen, zoals het aangaan van leningen, het stellen van zekerheden en de aan- of verkoop van registergoederen;
(i) wijziging van de statuten;
(j) het directiereglement;
(k)de hoofdlijnen van het arbeidsvoorwaardenbeleid voor de medewerkers en van het vrijwilligersbeleid;
(l) het aanvaarden van nevenfuncties door de directie.
Opm. -De bestuursleden krijgen voor de beleidsbepalende werkzaamheden geen beloning. (Onkostenvergoeding, reiskostenvergoeding en/of vacatiegeld is eventueel mogelijk.)-Het bestuur zorgt ervoor dat bij opheffing het vermogen dat overblijft besteed wordt aan een ANBI met een soortgelijk doel

Artikel 4. Taken
1. De voorzitter van de directie fungeert als communicatiepartner van het bestuur. De voorzitter kan besluiten zich daarbij te laten vergezellen door een ander lid van de directie.
2. De verdeling van de taken binnen de directie geschiedt door de directie onder goedkeuring van het bestuur. De directeuren die speciaal zijn belast met bepaalde bestuurstaken zijn primair verantwoordelijk voor de beheersing en monitoring van de betreffende bestuurstaken.

Artikel 5. Vergaderingen en werkwijze
1. De directie vergadert onderling dan wel in aanwezigheid van het bestuur; de keuze tussen het al dan niet uitnodigen van het bestuur wordt door de directie gemotiveerd vanuit het belang van de stichting.
2. De directie vergadert [wekelijks] of zoveel vaker door een of meer directeuren wenselijk of noodzakelijk wordt geacht voor het goed functioneren van de directie. Derden kunnen slechts op uitnodiging van de directie of de voorzitter daarvan, geheel of gedeeltelijk een vergadering van de directie bijwonen.
3. Het bestuur kan aan de directie of de voorzitter daarvan, voorstellen derden uit te nodigen tot het geheel of gedeeltelijk bijwonen van een vergadering van de directie.

Artikel 6. Transparantie en Verantwoording
1. Directieleden melden elke relevante nevenfunctie aan het bestuur. Als uitgangspunt geldt dat voorafgaande toestemming is vereist bij betaalde nevenfuncties en bij onbetaalde nevenfuncties waar een potentieel tegenstrijdig belang aan de orde is.
2. De directie voorziet het bestuur – gevraagd en ongevraagd, en tijdig (no surprices) – van alle informatie die nodig is voor een goede taakvervulling door het bestuur. Het artistiek/ inhoudelijk beleid en de concretisering daarvan maken deel uit van die informatie.

The Documentation exhibition

Saturday 19th of September starts Part 1 of Parrhesia: The Documentation exhibition.
With the artists:
Woodstone Kugelblitz, Yuri Veerman, Katja Verheul, DesignArbeid, Roel Roscam Abbing, Sulsolsal, Gijs de Heij, Eleni Kamma.
An exhibition with examples of previous works by the artists mentioned based on ‘Parrhèsia’.
From 19 September to 1 November 2015
OPENING Friday 25 September 17.30 hrs. at SIGN, Winschoterkade 10, Groningen.